Aplikasi RFID Stock Management untuk Gudang Kartu Bank

Bagi sebuah bank, kartu debit dan kartu prabayar yang belum dipersonalisasi adalah aset bernilai yang harus bisa dipertanggungjawabkan satu per satu. Bersama EXO Digital, Venturo membangun aplikasi RFID stock management untuk gudang kartu sebuah bank swasta nasional: web app yang melacak setiap box kartu sejak bahan baku datang, diproses di area cetak dan personalisasi, dikemas, hingga dikirim ke kantor cabang.

Setiap box diberi label RFID dan discan di setiap perpindahan area. Hasil scan dicocokkan dengan Job Order dari sistem produksi, sehingga saldo stok di aplikasi selalu mengikuti kondisi fisik di lapangan. Sebagai mitra jasa pembuatan aplikasi RFID dan sistem internal, Venturo mengerjakan aplikasi ini dengan Go di sisi backend dan React di sisi frontend.

Aplikasi RFID Stock Management untuk gudang kartu bank di laptop dan smartphone.

Tantangan

Gudang kartu bank tidak seperti gudang barang biasa. Isinya ribuan kartu dengan jenis dan chip berbeda yang terus berpindah antara gudang, area personalisasi, area packing, dan pengiriman ke cabang. Tanpa sistem pelacakan yang rapat, muncul beberapa masalah bisnis:

• Posisi stok sulit dipastikan. Kartu yang sama bisa berstatus bahan baku, sedang dipersonalisasi, sudah dikemas, atau dalam pengiriman. Bila pencatatan bergantung pada input manual, manajemen tidak tahu pasti berapa kartu yang ada di setiap area.
• Risiko selisih dan kehilangan. Satu box yang salah catat atau tidak tercatat menjadi temuan audit. Untuk aset sensitif seperti kartu bank, selisih sekecil apa pun harus bisa ditelusuri.
• Stock opname memakan waktu. Menghitung ulang ribuan kartu secara manual di beberapa area mengganggu operasional dan rawan salah hitung.
• Data tersebar di beberapa sistem. Job Order berasal dari sistem produksi, scan dilakukan di perangkat handheld, dan label dicetak di PC packing. Semuanya perlu disatukan tanpa input ulang.

Solusi

Solusinya adalah satu web app yang menjadi pusat pencatatan pergerakan kartu. Sistem produksi mengirim Job Order (JO Datang, JO Perso, JO Packing, JO Kirim) lewat sharing folder. Mini server menyinkronkan data tersebut ke aplikasi dan ke RFID handheld, lalu menulis file ACK hasil validasi kembali ke sistem produksi. Di setiap titik perpindahan, operator cukup memindai box dengan handheld dan mengunggah hasil scan untuk divalidasi.

Alur tracking kartu RFID dari print ID RAW, gudang, personalisasi, packing, hingga pengiriman ke cabang.

Dashboard untuk manajemen dan supervisor

Begitu login, manajemen melihat ringkasan operasional dalam satu layar: saldo kartu di gudang bahan baku, area cetak dan personalisasi, gudang packing, dan pengiriman ke cabang. Status koneksi mini server, agent printer, sharing folder, dan jumlah handheld aktif juga terlihat, sehingga gangguan perangkat langsung ketahuan sebelum menghambat pekerjaan. Di bawahnya tampil posisi stok per area dan log aktivitas RFID terbaru.

Dashboard RFID stock management dengan saldo kartu per tahap dan status perangkat. Logo dan nama produk bank disamarkan.

Validasi box masuk gudang untuk operator gudang

Saat bahan kartu datang, operator mencetak label ID RAW untuk setiap box. Ketika box akan disimpan, operator memilih JO Datang yang sesuai, mengunggah file .txt hasil scan dari handheld, lalu menjalankan validasi. Aplikasi mencocokkan ID yang dipindai dengan data JO, sehingga box yang tidak sesuai tidak bisa masuk gudang. Progres setiap JO (misalnya 1 dari 4 box tersimpan) terlihat langsung di daftar.

Validasi RAW masuk gudang dengan upload file scan RFID handheld per Job Order. Nama produk kartu disamarkan.

Alur yang sama dipakai saat bahan keluar gudang menuju area personalisasi (RAW Masuk Perso). Bila satu box perlu dipecah, fitur Break ID RAW mencatat jumlah yang diambil dan sisa kartunya.

Cetak label RFID untuk operator packing

Setelah kartu selesai dipersonalisasi, sistem produksi menurunkan file ID PACK ke folder lokal PC packing. Halaman Print ID Packing menampilkan antrian JO beserta range nomor kartu, jumlah box, dan nama filenya. Operator cukup menekan Print, dan agent di PC packing mengirim perintah cetak ke printer label RFID. Label yang rusak bisa dicetak ulang lewat tombol Reprint, dan riwayat cetaknya tetap tercatat.

Halaman print label RFID packing yang terhubung ke agent PC dan printer RFID.

Pengiriman ke cabang untuk operator gudang

Box yang sudah dikemas divalidasi lagi saat keluar area packing dan saat masuk gudang packing. Saat akan dikirim, operator memilih JO Kirim yang memuat tujuan cabang, jenis kartu, dan jumlah box, lalu mengunggah hasil scan ID PACKING. Path file WIP dan file ACK pengiriman dibuat otomatis, sehingga sistem produksi mengetahui box mana yang sudah benar-benar keluar gudang.

Validasi packing keluar gudang per JO Kirim dengan tujuan kantor cabang.

Stock opname untuk supervisor

Stock opname dilakukan per area dengan cara yang sama: handheld memindai seluruh box di area tersebut, lalu hasilnya diunggah. Aplikasi membandingkan hasil scan fisik dengan saldo sistem dan langsung menandai sesi yang selisih, lengkap dengan jumlah selisih dan box yang belum terpindai. File ACK balance atau tidak balance dikirim ke sistem produksi sebagai tindak lanjut.

Stock opname per area dengan deteksi selisih antara saldo sistem dan hasil scan fisik RFID.

Laporan dan log aktivitas untuk audit

Supervisor dapat menarik laporan posisi stok dan laporan log aktivitas berdasarkan periode dan area, lalu mengunduhnya dalam format PDF atau Excel. Log mencatat siapa yang melakukan aksi, kapan, jenis transaksinya, dan berapa kartu yang terlibat. Jejak ini menjadi bahan penting saat audit internal maupun pemeriksaan regulator.

Laporan log aktivitas RFID per actor, aksi, jumlah kartu, dan area, siap diunduh PDF atau Excel.

Keunggulan

• Pelacakan di setiap titik perpindahan. Dari bahan baku sampai cabang, setiap box tervalidasi lewat scan RFID, bukan sekadar dicatat manual.
• Validasi terhadap Job Order. Box yang tidak sesuai JO tertahan sejak awal, sehingga kesalahan tidak terbawa ke tahap berikutnya.
• Terintegrasi dengan sistem dan perangkat yang sudah ada. Sistem produksi, mini server, handheld, dan printer RFID terhubung lewat sharing folder dan file ACK, tanpa input ulang.
• Stock opname tanpa hitung manual. Selisih antara sistem dan fisik langsung terlihat per area.
• Jejak audit lengkap. Setiap transaksi tercatat dengan actor, waktu, jumlah, dan area, dan bisa diunduh kapan saja.

Hasil

Aplikasi ini masih dalam tahap pengembangan, sehingga dampaknya terhadap operasional gudang belum bisa kami ukur dengan angka. Yang sudah tersedia saat ini:

• Alur kerja lengkap untuk setiap tahap, mulai dari Print ID RAW, RAW masuk dan keluar gudang, Break ID RAW, RAW masuk perso, Print ID Packing, packing keluar dan masuk gudang, hingga pengiriman ke cabang.
• Stock opname per area dengan perbandingan otomatis antara saldo sistem dan hasil scan fisik.
• Laporan stok dan log aktivitas yang bisa diunduh dalam format PDF dan Excel.

Untuk aset sensitif seperti kartu bank, yang dibutuhkan bukan sekadar mencatat stok, melainkan memastikan setiap box bisa ditelusuri di mana pun posisinya.

Butuh Sistem Tracking Stok untuk Bisnis Anda?

Jika gudang Anda mengelola barang bernilai tinggi atau barang yang wajib bisa diaudit, misalnya kartu, dokumen berharga, perangkat elektronik, atau suku cadang, tim Venturo siap membantu merancang sistem tracking berbasis RFID atau barcode yang terhubung dengan sistem yang sudah Anda pakai. Ceritakan alur gudang Anda, dan mari diskusikan solusi yang paling tepat lewat layanan pengembangan proyek atau Dedicated Team kami.

Ingin melihat sistem internal lain yang kami bangun? Baca juga studi kasus Sistem Manajemen Properti PROMIS: Booking hingga Laporan di halaman Portfolio kami.