Aplikasi Monitoring Kebersihan & Absensi AI Kopi Studio24
Kopi Studio24 memantau kebersihan dan absensi 16 cabang lewat WhatsApp, penilaian AI, dan satu dashboard. Pelaporan tak lagi menumpuk.
Kopi Studio24 menjalankan 16 cabang, dan setiap cabang harus melaporkan kebersihan serta absensi petugas setiap hari. Venturo membangun aplikasi monitoring kebersihan dan absensi berbasis AI: petugas cukup mengirim foto lewat WhatsApp, AI menilainya, dan seluruh hasil tampil di satu dashboard. Studi kasus ini menunjukkan hasil jasa pembuatan aplikasi monitoring operasional yang berangkat dari masalah nyata di lapangan.
| Klien | Kopi Studio24 |
|---|---|
| Industri | Food & Beverage (16 cabang) |
| Layanan | Dedicated Team |
| Platform | Web app, dashboard, chatbot WhatsApp |
| Tech stack | React.js, Golang, Google Gemini |
| Durasi | 1 bulan |
Tantangan
- Pemeriksaan manual. Admin harus membuka foto kebersihan dari tiap cabang satu per satu, sehingga memakan waktu dan menyulitkan pemantauan menyeluruh.
- Laporan mudah terlewat. Dengan 16 cabang dan tanpa pengingat otomatis, petugas kadang lupa mengirim foto sesuai jadwal.
- Absensi sulit diawasi. Manajemen kesulitan memastikan kedisiplinan dan kepatuhan operasional di semua cabang.
Solusi
Sistem dibangun di sekitar kebiasaan yang sudah ada: petugas melapor lewat WhatsApp, sementara pemeriksaan dan pemantauan diserahkan ke AI dan dashboard.
Alur sistem: foto petugas via WhatsApp dinilai AI lalu tampil di dashboard dan grup WhatsApp.
Petugas toko: lapor lewat WhatsApp
Petugas mengirim foto kebersihan dan absensi langsung ke WhatsApp tanpa aplikasi tambahan. Pengingat otomatis dikirim sesuai jadwal, dan interval pengingatnya bisa diatur dari dashboard.
Dashboard laporan pekerjaan per jam kerja dengan pengaturan pengingat otomatis.
Pengingat dan rekap dikirim langsung ke grup WhatsApp cabang. Pekerjaan yang gagal atau belum diisi tampil lengkap dengan ringkasannya, sehingga tim bisa segera menindaklanjuti.
Pengingat pekerjaan, hasil pengecekan AI, dan rekap monitoring CCTV yang terkirim ke grup WhatsApp.
Admin dan manajemen: dashboard terpusat
Setiap pekerjaan kebersihan punya standar penilaian sendiri dan skor minimum lulus. Foto di bawah skor itu otomatis ditolak, sehingga admin tidak perlu memeriksa satu per satu.
Pengaturan pekerjaan dengan prompt penilaian AI dan skor minimum lulus.
Setiap foto tersimpan lengkap dengan lokasi, jam, dan linimasa pengerjaan, serta divalidasi Timemark agar sulit dimanipulasi.
Detail pekerjaan: status lulus, foto ber-Timemark, lokasi, dan linimasa.
HRD dan operasional: absensi dan kuota crew
Rekap absensi menampilkan shift, keterlambatan, dan petugas yang tidak absen pulang. Rekap kuota membandingkan kebutuhan crew dengan realisasi di setiap cabang. Data pribadi pada gambar disamarkan.
Rekap absensi bulanan per petugas dengan penanda shift dan keterlambatan.
Rekap kuota crew: pakem dibandingkan realisasi untuk setiap cabang.
Pengawasan layanan lewat video CCTV
Selain foto, video CCTV per sub jadwal dapat diunggah dan dinilai AI terhadap kriteria layanan yang ditetapkan manajemen.
Checklist CCTV: hasil penilaian video per sub jadwal berdasarkan kriteria.
AI membaca waktu rekaman dari layar CCTV, menilai setiap butir rubrik, dan menuliskan alasannya beserta bukti menit kejadian.
Analisa AI atas video CCTV: skor rubrik, hasil per butir, dan alasan penilaian.
Keunggulan
- Penilaian kebersihan oleh AI. Google Gemini menilai foto dari WhatsApp sesuai standar yang ditetapkan, sehingga pemeriksaan manual berkurang.
- Verifikasi absensi oleh AI. Bukti absensi diperiksa berdasarkan foto dan kriteria verifikasi, dengan dukungan validasi Timemark.
- Pelaporan tanpa aplikasi baru. Petugas tetap memakai WhatsApp yang sudah mereka kenal.
- Pengingat dan notifikasi otomatis. Jadwal lapor kebersihan dan absensi tidak lagi bergantung pada ingatan petugas.
- Analitik performa cabang. Skor kebersihan, kedisiplinan absensi, dan kepatuhan SOP 16 cabang bisa dibandingkan di satu tempat.
Hasil
Menurut masukan dari pihak Kopi Studio24, para petugas merasa sangat terbantu. Pelaporan tidak lagi menumpuk, data kebersihan dan absensi lebih sulit dimanipulasi, dan rekap laporan langsung terkirim ke grup WhatsApp secara real time. Seluruh aplikasi selesai dalam sekitar satu bulan.
Penutup
Bila bisnis Anda memiliki banyak cabang dan proses pengawasan yang masih manual, Venturo siap membantu merancang solusinya. Pelajari model kerja sama Dedicated Team kami atau hubungi kami untuk berkonsultasi. Anda juga bisa melihat studi kasus kami yang lain di halaman Portfolio.
