Sistem Informasi Keimigrasian untuk Qoin: Paspor Digital

Venturo dipercaya Qoin untuk membangun platform digitalisasi layanan keimigrasian bagi sebuah institusi penyedia layanan keimigrasian nasional. Sebagai penyedia jasa pembuatan sistem informasi keimigrasian, Venturo menurunkan dedicated team yang menangani seluruh produk: desain UI/UX, aplikasi mobile untuk pemohon, web admin untuk petugas, dan API yang menghubungkan keduanya.

Dengan platform ini, pemohon dapat menyimpan paspor dan dokumen identitas sebagai Digital ID, memverifikasi identitas dari ponsel, mengajukan paspor baru, dan memilih jadwal kedatangan berdasarkan kuota layanan. Di sisi lain, petugas memantau dan meninjau seluruh proses tersebut dari satu panel admin.

Arsitektur sistem informasi keimigrasian: aplikasi mobile pemohon dan web admin petugas terhubung lewat satu API.

Tantangan

Layanan keimigrasian mencakup banyak kebutuhan administrasi, mulai dari pembuatan paspor, penggantian dokumen yang hilang atau rusak, sampai verifikasi identitas pemohon. Semua proses itu menuntut data yang rapi dan alur yang terstruktur. Untuk membawanya ke kanal digital, ada beberapa tantangan bisnis yang perlu dijawab:

• Identitas harus tepercaya meski diproses dari jauh. Ketika pemohon tidak lagi datang ke loket untuk setiap langkah, institusi tetap perlu yakin bahwa dokumen dan wajah pemohon sesuai.
• Formulir administrasi yang panjang. Pengajuan paspor membutuhkan banyak data, dan pemohon mudah tersesat bila semuanya ditampilkan sekaligus.
• Kedatangan pemohon yang sulit diatur. Tanpa informasi kuota, pemohon bisa datang di hari yang sudah penuh, sementara kantor layanan sulit merencanakan kapasitas.
• Proses yang perlu terpantau dari satu tempat. Pengelola membutuhkan gambaran utuh tentang pendaftaran, hasil verifikasi, dan transaksi tanpa harus mengumpulkan data dari banyak sumber.

Solusi

Venturo merancang platform dengan tiga lapisan: aplikasi mobile untuk pemohon, web admin untuk petugas dan pengelola, serta API yang mengatur autentikasi, dokumen, layanan, antrian, dan transaksi. Desain antarmuka dikerjakan oleh tim yang sama, sehingga alur di aplikasi mobile dan web admin tetap konsisten.

Aplikasi mobile untuk pemohon

Dompet Digital ID. Beranda aplikasi berfungsi sebagai dompet dokumen. Pemohon yang belum punya Digital ID diarahkan menambahkannya lewat tombol Tambah ID. Setelah terverifikasi, paspor tampil sebagai kartu di beranda dan bisa dibuka kapan saja. Platform mendukung beberapa jenis dokumen, yaitu paspor, KTP, Visa on Arrival, dan e-Visa. Di bawah kartu terdapat saldo, poin, tombol Scan, serta berita dan informasi keimigrasian terbaru.

Beranda aplikasi layanan keimigrasian: Digital ID kosong dan paspor yang sudah tersimpan. Data pribadi pada gambar disamarkan.

Verifikasi identitas (eKYC). Sebelum dokumen tersimpan sebagai Digital ID, pemohon melewati tiga langkah di ponselnya: foto paspor, konfirmasi data, dan verifikasi wajah. Setiap langkah dilengkapi panduan visual, misalnya memastikan seluruh informasi paspor terbaca tanpa blur, serta persetujuan atas ketentuan layanan dan kebijakan privasi sebelum pemindaian dimulai.

Verifikasi identitas eKYC di aplikasi: foto paspor, konfirmasi data, lalu verifikasi wajah.

Pengajuan paspor baru. Formulir pengajuan dipecah menjadi beberapa langkah pendek dengan penanda progres di bagian atas layar. Pemohon memilih jenis layanan, dewasa atau anak di bawah 17 tahun, lalu mengisi identitas diri sesuai KTP, NIK, dan Kartu Keluarga. Lokasi pengajuan dan jenis paspor dipilih di langkah berikutnya.

Pengajuan paspor baru bertahap: pilih layanan dewasa atau anak, lalu isi identitas diri. Data pribadi pada gambar disamarkan.

Antrian kedatangan berbasis kuota. Untuk penggantian paspor yang hilang atau rusak, pemohon memilih tanggal dan waktu kedatangan dari kalender. Warna pada kalender menunjukkan status kuota setiap tanggal: tersedia, penuh, atau belum dibuka. Aturan kehadiran ditampilkan di layar yang sama, sehingga pemohon tahu bahwa permohonan akan batal bila tidak datang sesuai jadwal.

Antrian penggantian paspor hilang atau rusak dengan kalender kuota kedatangan.

Web admin untuk petugas dan pengelola

Web admin menjadi pusat kendali bagi institusi. Dashboard menampilkan jumlah pengguna terdaftar, email terverifikasi, serta KTP dan paspor yang sudah terverifikasi. Grafik status digitalisasi memisahkan pengajuan yang disetujui dan ditolak, lalu menampilkan sebaran jenis dokumen. Transaksi produk yang paling banyak dipakai juga terpantau dari dashboard yang sama.

Menu Adjudicator disiapkan untuk petugas yang meninjau pengajuan verifikasi dokumen. Selain itu, web admin dilengkapi Manajemen Pengguna, Pengaturan, Laporan Transaksi, dan Master Data untuk mengelola data acuan layanan.

Dashboard web admin: statistik pengguna, status verifikasi paspor dan KTP, jenis dokumen, dan produk teratas. Data pribadi pada gambar disamarkan.

Integrasi API

Aplikasi mobile dan web admin berbagi satu API. Hasil verifikasi yang diputuskan petugas langsung tercermin di aplikasi pemohon, dan setiap pengajuan maupun transaksi dari aplikasi langsung tercatat di dashboard. Dengan satu sumber data, kedua sisi selalu melihat status yang sama.

Alur verifikasi dokumen: foto paspor, konfirmasi data, verifikasi wajah, tinjauan adjudicator, lalu disetujui atau ditolak.

Keunggulan

• Verifikasi berlapis tanpa ke loket. Kombinasi foto dokumen, konfirmasi data, verifikasi wajah, dan tinjauan petugas membuat identitas digital tetap dapat dipercaya walaupun diproses dari jarak jauh.
• Satu dompet untuk banyak dokumen. Paspor, KTP, VOA, dan e-Visa tersimpan di satu aplikasi, sehingga pemohon tidak perlu mencari dokumen fisik setiap kali membutuhkannya.
• Formulir bertahap yang mudah diikuti. Pengajuan paspor dibagi menjadi langkah pendek dengan penanda progres, dan pemohon anak dibedakan sejak langkah pertama.
• Kedatangan yang terencana. Kalender kuota membantu pemohon memilih hari yang masih tersedia dan membantu kantor layanan mengatur kapasitas.
• Satu tim dari desain sampai API. Dedicated team Venturo menangani UI/UX, aplikasi mobile, web admin, dan API, sehingga keputusan desain dan teknis selaras di seluruh produk.

Hasil

Platform ini telah dirilis dan menjadi bagian dari upaya digitalisasi layanan keimigrasian. Dengan platform ini:

• Proses pelayanan keimigrasian, mulai dari verifikasi identitas, pengajuan paspor, sampai antrian kedatangan, kini dapat dimulai dari ponsel pemohon.
• Pengelolaan layanan dan administrasi berjalan melalui sistem digital, dengan status verifikasi dan transaksi yang terpantau di web admin.
• Alur kerja pemohon dan petugas lebih terstruktur karena setiap pengajuan melewati langkah yang sama dan tercatat di satu tempat.
• Aplikasi mobile, web admin, dan API terintegrasi dalam satu ekosistem layanan digital.

Proyek ini melengkapi rangkaian platform layanan publik yang dikerjakan Venturo, di antaranya Aplikasi Identitas Digital untuk Qoin: Layanan Satu Pintu dan Aplikasi Perpanjangan SIM Digital untuk Kepolisian Nasional.

Bangun Platform Layanan Publik Bersama Venturo

Apakah institusi atau perusahaan Anda sedang merencanakan digitalisasi proses pelayanan publik, misalnya verifikasi identitas, pengajuan dokumen, antrian layanan, atau sistem administrasi yang terintegrasi? Melalui layanan Dedicated Team, Venturo dapat mendampingi Anda dari desain UI/UX, pengembangan aplikasi mobile dan web admin, sampai integrasi API. Ceritakan kebutuhan Anda kepada tim kami, dan mari kita rancang solusi yang paling sesuai.