Sistem Distribusi Leads untuk Sales Booster: Otomatis

Sales Booster adalah sistem manajemen dan distribusi leads yang mengumpulkan prospek dari Facebook, Instagram, website, dan Google Ads ke satu tempat, lalu membaginya otomatis ke tim sales. Venturo membangun sistem ini sebagai Dedicated Team, dari analisis alur distribusi leads, perancangan, pengembangan, integrasi API, sampai peluncuran. Studi kasus ini menunjukkan seperti apa hasil jasa pembuatan aplikasi distribusi leads yang berangkat dari masalah nyata tim sales, bukan sekadar daftar fitur.

Intinya sederhana: leads masuk otomatis, terbagi merata, dan tidak ada prospek yang menunggu tanpa penanganan.

Sales Booster, sistem distribusi leads otomatis dengan dashboard web untuk administrator dan aplikasi mobile untuk sales.

Tantangan

Leads datang dari banyak pintu, dan cara mengelolanya belum ikut berkembang. Masalah yang dihadapi tim sales dan administrator:

• Data leads tersebar. Prospek dari Facebook, Instagram, website, dan Google Ads tersimpan di tempat yang berbeda, lalu dibagikan ke sales secara manual.
• Beban kerja timpang. Sebagian sales kebanjiran leads, sementara sales lain sepi. Pembagian bergantung pada siapa yang kebetulan sempat membagikannya.
• Peluang closing hilang. Leads yang tidak segera ditangani cepat dingin, dan prospek yang sudah menunggu terlalu lama sulit dikejar kembali.
• Administrator sulit memantau. Tidak ada satu tampilan yang menjawab pertanyaan sederhana: siapa menangani leads apa, dan sudah sampai tahap mana.

Solusi

Venturo merancang Sales Booster sebagai satu pintu untuk semua leads. Setiap leads yang masuk langsung disimpan, lalu didistribusikan ke sales yang bertugas. Konfigurasinya memakai hierarki Client, Proyek, lalu Sales, sehingga satu sistem bisa melayani banyak klien dan banyak proyek, masing-masing dengan tim sales sendiri.

Alur Sales Booster: leads dari empat kanal masuk lewat integrasi API, didistribusikan otomatis, lalu ditindaklanjuti sales dan dipantau administrator.

Integrasi multi-kanal lewat API

Leads dari Facebook dan Instagram Lead Ads, Google Ads, serta form website masuk otomatis lewat integrasi API, tanpa input manual. Untuk sumber lain, administrator tetap bisa menambah kontak satu per satu atau mengimpornya sekaligus. Laporan jumlah kontak merangkum asal leads per sumber dan persentasenya, sehingga terlihat kanal mana yang paling banyak membawa prospek.

Laporan jumlah kontak Sales Booster per sumber leads, termasuk Facebook, Instagram, Google Ads, dan website.

Distribusi otomatis dan merata

Begitu leads masuk, sistem membaginya ke sales di proyek terkait secara adil. Ada validasi kuota harian: bila seorang sales sudah memenuhi kuota hari itu, leads berikutnya dialihkan ke sales lain, jadi tidak ada leads yang menunggu tanpa penanganan. Administrator masih bisa meninjau daftar distribusi dan mengalihkan leads secara manual bila diperlukan.

Halaman distribusi kontak Sales Booster untuk administrator. Nama proyek, nama kontak, dan nomor telepon disamarkan.

Aplikasi mobile untuk sales

Sales menerima leads di HP dan langsung bekerja dari sana. Daftar leads menampilkan tanggal distribusi dan penanggung jawabnya, sedangkan halaman detail menyediakan tombol Call dan WhatsApp untuk menghubungi prospek seketika. Hasil percakapan dicatat lewat Lead Response bertahap, mulai dari Process, Interested, Appointments, Visit, Reservation, Closing, sampai Cancel atau Not Interested, lengkap dengan catatan umpan balik pelanggan.

Daftar leads di aplikasi mobile Sales Booster. Nama kontak disamarkan.

Detail leads di aplikasi mobile Sales Booster dengan tombol Call, WhatsApp, dan Lead Response. Data pribadi disamarkan.

Di tab beranda, sales melihat ringkasan seluruh leads per tahap, dari follow up, prospek, sampai hot prospect, dan bisa memfilter menurut periode.

Beranda aplikasi mobile Sales Booster: total leads dan rincian per tahap follow up, prospek, dan hot prospect.

Dashboard monitoring untuk administrator

Administrator memantau data leads, performa sales, dan status setiap leads dalam satu tampilan. Laporan perolehan kontak merinci jumlah leads per sales sampai tahap closing atau batal, sedangkan tab performa di aplikasi menunjukkan perbandingan antarsales.

Laporan perolehan kontak Sales Booster per sales, dari data baru, prospek, hingga closing dan batal. Nama sales disamarkan.

Tab performa di aplikasi Sales Booster: perbandingan leads per sales. Nama sales disamarkan.

Keunggulan

• Integrasi multi-kanal via API. Leads dari Facebook, Instagram, website, dan Google Ads masuk otomatis, sehingga tidak ada lagi input manual atau data yang tertinggal di platform iklan.
• Distribusi otomatis dan merata. Setiap sales mendapat porsi yang adil, sehingga beban kerja seimbang dan tidak ada yang kebanjiran sementara yang lain sepi.
• Validasi kuota harian. Sales yang kuotanya penuh dilewati, dan leads dialihkan ke sales lain, jadi tidak ada leads yang menunggu tanpa penanganan.
• Struktur Client, Proyek, Sales. Konfigurasi rapi dan fleksibel untuk banyak klien dan proyek sekaligus, dengan tim sales yang berbeda-beda.
• Dashboard monitoring. Administrator melihat leads, performa sales, dan status tiap leads dalam satu tampilan, tanpa menunggu rekap manual.

Hasil

• Leads dari empat kanal, yaitu Facebook, Instagram, website, dan Google Ads, kini terkumpul dalam satu sistem.
• Pembagian leads berjalan otomatis dan merata, tanpa campur tangan manual.
• Administrator punya visibilitas penuh atas leads, sales, dan status tiap leads.

Pendekatan yang sama, yaitu memahami alur kerja bisnis lebih dulu sebelum menulis kode, juga kami pakai di studi kasus Aplikasi HRIS untuk Humanis: Absensi & Payroll Lebih Rapi.

Butuh sistem untuk mengelola leads atau proses internal?

Sales Booster menunjukkan bahwa sistem yang baik lahir dari memahami cara tim bekerja, lalu merapikan alurnya dari hulu ke hilir. Bila Anda sedang merencanakan sistem distribusi leads, integrasi iklan, aplikasi mobile untuk tim lapangan, atau aplikasi internal lain, tim Venturo siap membantu lewat layanan Dedicated Team untuk membangun produk Anda maupun Managed Services untuk merawatnya setelah berjalan. Hubungi Venturo untuk konsultasi awal dan ceritakan proses bisnis Anda.