Aplikasi Kepegawaian ASN Paperless untuk Pemkab Sampang

Urusan kepegawaian ASN identik dengan berkas kertas. Untuk Pemerintah Kabupaten Sampang, Venturo membangun aplikasi kepegawaian ASN berupa satu ekosistem aplikasi bagi BKPSDM: SIMPEG, absensi elektronik, pengajuan online, manajemen kinerja, kenaikan pangkat, dan cuti, semuanya paperless dan bisa dibuka lewat browser tanpa instalasi.

Berikut studi kasus bagaimana Venturo mendampingi BKPSDM Sampang, mulai dari memetakan proses kepegawaian yang masih manual, merancang aplikasi, sampai siap dipakai ASN di seluruh OPD.

Ekosistem aplikasi kepegawaian ASN untuk Pemkab Sampang: SIMPEG, absensi, pengajuan online, kinerja, dan cuti.

Tantangan

• Berkas fisik menumpuk. Usulan kartu pegawai dikirim dalam bentuk hard copy. Berkas menumpuk dari tahun ke tahun, sulit dicari, dan mudah hilang.
• Absensi kertas rawan titip absen. Kehadiran dicatat manual di atas kertas sehingga manipulasi data kehadiran sulit dicegah.
• Kenaikan pangkat bolak-balik. Pengajuan harus membawa dokumen berkali-kali antara OPD dan BKPSDM.
• Kinerja belum terkelola dalam satu sistem. Penilaian kinerja ASN tidak terpusat sehingga sulit dipantau pejabat penilai.
• Rekap dan laporan lambat. Akibat semua itu, laporan kepegawaian tidak selalu cepat dan akurat.

Solusi

Venturo membangun satu ekosistem aplikasi untuk BKPSDM Sampang. Setiap aplikasi menjawab satu kebutuhan nyata ASN dan pengelola kepegawaian, dan semuanya diakses lewat browser tanpa instalasi. Seluruh aplikasi dikumpulkan dalam satu portal pelayanan kepegawaian sehingga ASN dan admin cukup memilih aplikasi yang dibutuhkan.

Portal pelayanan kepegawaian BKPSDM Sampang: SI ASEP, SIMPEG, SI MANJA, SI PAULINE, SIM C, dan SIKARDIMAN dalam satu pintu.

SIMPEG: pusat data kepegawaian untuk admin BKPSDM

Dashboard SIMPEG menampilkan pengajuan yang masuk, daftar pegawai yang akan naik pangkat dan pensiun, serta kontrak yang akan berakhir. Admin tidak perlu lagi membuka arsip satu per satu untuk tahu siapa yang perlu ditindaklanjuti. Nama pegawai pada gambar disamarkan.

Dashboard SIMPEG: pengajuan masuk serta pengingat naik pangkat dan pensiun. Nama dan angka jumlah pegawai pada gambar disamarkan.

Rekapitulasi data pegawai per satuan kerja tersedia dalam hitungan klik, lengkap dengan ekspor ke Excel, sehingga laporan kepegawaian bisa disusun jauh lebih cepat.

Rekap data pegawai per satuan kerja dengan filter dan ekspor Excel. Angka jumlah pegawai pada gambar disamarkan.

Grafik pegawai berdasarkan jenis jabatan, eselon, pendidikan, dan rentang usia membantu pimpinan membaca komposisi ASN secara visual untuk perencanaan SDM.

Grafik pegawai berdasarkan jenis jabatan, eselon, pendidikan, dan rentang usia. Angka jumlah pegawai pada gambar disamarkan.

e-Pangkat dan Si PAULINE: pengajuan tanpa berkas fisik

Usul kenaikan pangkat dilakukan secara elektronik dan paperless. Admin memverifikasi berkas lebih cepat, sementara pengelola kepegawaian OPD bisa melihat status usulan dan kekurangan berkas langsung dari aplikasi. Setelah SK pangkat terbit dan diserahkan, data di SIMPEG ikut terbarui secara real-time. Si PAULINE menangani pengajuan KARPEG, KARSU, KARIS, dan Kartu TASPEN yang dulu serba berkas fisik, kini cukup dengan file hasil scan, kapan saja dan di mana saja.

Perkiraan kenaikan pangkat: filter bulan, satuan kerja, dan tipe jabatan. NIP, nama, dan jabatan pegawai pada gambar disamarkan.

Si ASEP: absensi elektronik pengganti kertas

Si ASEP menggantikan absensi kertas untuk jam kerja, upacara, dan acara kedinasan, dan bisa menjadi bukti kehadiran saat tugas luar atau perjalanan dinas. Data langsung tercatat di database, sehingga "titip absen" dan manipulasi data kehadiran jauh lebih sulit. Dashboard menampilkan grafik kehadiran PNS dan PPPK per satuan kerja.

Dashboard Si ASEP: grafik absensi PNS dan PPPK dengan filter satuan kerja dan unit kerja. Angka kehadiran pada gambar disamarkan.

Surat izin seperti dinas luar dan cuti penting dikelola di aplikasi yang sama, lengkap dengan keterangan dan waktu pembuatan. Nama pegawai pada gambar disamarkan.

Daftar surat izin di Si ASEP: dinas luar dan cuti penting. Nama pegawai pada gambar disamarkan.

Aplikasi mobile untuk ASN

Di sisi ASN, aplikasi mobile berbasis Flutter menampilkan jam masuk dan pulang serta kinerja bulan berjalan, sehingga pegawai memantau kehadiran dan capaian kerjanya dari ponsel. Identitas pegawai pada gambar disamarkan.

Beranda aplikasi mobile ASN: jam masuk, jam pulang, dan kinerja bulan ini. Identitas pegawai pada gambar disamarkan.

Si MANJA dan SIM-C: kinerja dan cuti dalam satu sistem

Si MANJA mengelola kinerja ASN dan bisa dibuka dari komputer, laptop, tablet, bahkan smartphone lewat browser, tanpa unduh dari Play Store atau App Store dan tanpa update manual. Layar yang lebih lega membuat pengisian form, pembacaan grafik kinerja, dan unggah dokumen pendukung lebih nyaman, sementara pejabat penilai dapat melihat detail capaian ASN dengan jelas. Sistemnya mudah terhubung dengan sistem pemerintahan lain seperti SIASN BKN. SIM-C melengkapi ekosistem dengan pengajuan dan manajemen cuti.

Untuk kerja fleksibel, tersedia SIKARDIMAN (Sistem Informasi Kerja Dari Rumah ASN) dengan login yang dilindungi verifikasi keamanan.

Halaman login SIKARDIMAN dengan verifikasi keamanan berupa kode pada gambar.

Keunggulan

• Paperless dari usulan sampai SK. Pengajuan kartu pegawai dan kenaikan pangkat berjalan online, berkas tertata rapi dan mudah dicari.
• Absensi sulit dimanipulasi. Kehadiran tercatat langsung di database dan bisa menjadi bukti tugas luar atau perjalanan dinas.
• Status usulan transparan. OPD melihat status dan kekurangan berkas langsung dari aplikasi tanpa bolak-balik bertanya.
• Akses lewat browser. Tanpa instalasi dan tanpa update manual, nyaman dibuka dari komputer, tablet, maupun smartphone.
• Terhubung dan terpadu. Data SIMPEG terbarui real-time, dan sistem mudah terhubung dengan SIASN BKN.

Hasil

Pengajuan kartu pegawai dan kenaikan pangkat kini berjalan online dan paperless, tanpa tumpukan berkas. Kehadiran ASN tercatat langsung di database sehingga praktik titip absen lebih terkendali. Status usulan dapat dipantau langsung oleh OPD, data kepegawaian di SIMPEG terbarui real-time setelah SK pangkat selesai, dan laporan administrasi serta kehadiran tersedia lebih cepat dan akurat.

Venturo mendampingi BKPSDM Sampang sebagai Dedicated Team selama 24 bulan, dari memetakan proses yang masih manual, merancang, membangun, hingga aplikasi siap dipakai ASN di seluruh OPD.

Penutup

Proyek ini menunjukkan bagaimana instansi pemerintah bisa beralih dari berkas kertas ke layanan kepegawaian digital yang terpadu. Bila Anda membutuhkan jasa pembuatan aplikasi kepegawaian atau sistem informasi untuk instansi, tim kami siap membantu dari analisis proses sampai aplikasi dipakai. Silakan konsultasikan kebutuhan Anda bersama Venturo, dan lihat juga layanan Dedicated Team kami serta studi kasus web app lainnya di portfolio.