Timebase: Dashboard Monitoring Tim WFA Lintas Kota Venturo

Saat tim Venturo bertambah besar dan tersebar di banyak kota dengan skema kerja work from anywhere (WFA), satu pertanyaan sederhana jadi sulit dijawab: apa yang sebenarnya dikerjakan setiap orang hari ini? Tanpa kantor fisik untuk dikunjungi, manajer hanya mengandalkan laporan lisan, sementara HR kesulitan menyusun rekap kinerja yang objektif. Dari kebutuhan internal inilah Timebase lahir — dashboard monitoring kerja yang dibangun, dan dipakai sendiri, oleh Venturo.

Tantangan

Sebelum Timebase ada, memantau tim yang bekerja dari rumah atau dari kota lain menyimpan beberapa masalah bisnis yang nyata:

• Tidak ada visibilitas lintas kota. Manajer tidak bisa melihat langsung apakah tim di kota lain benar-benar bekerja sesuai jam kerja yang disepakati.
• Absensi GPS tidak cukup. Karyawan bisa clock-in lalu tidak benar-benar bekerja sepanjang hari; titik lokasi tidak mencerminkan produktivitas.
• Sengketa lembur sulit dibuktikan. Tanpa catatan jam kerja yang teraudit, klaim lembur maupun keluhan beban kerja berlebih sama-sama sulit diverifikasi.
• HR menyusun laporan manual setiap minggu. Rekap aktivitas tim dikumpulkan secara manual dari catatan masing-masing karyawan, memakan waktu dan rawan selisih.

Solusi

Tim Dedicated Team Venturo membangun Timebase sebagai dashboard terpusat yang merekam aktivitas kerja karyawan secara otomatis dan menampilkannya dalam tampilan yang mudah dibaca oleh HR maupun manajer.

Ringkasan aktivitas harian per karyawan

Halaman utama menampilkan kartu aktivitas setiap karyawan dalam satu layar: jam aktif, waktu idle, dan progres kerja hari itu. Manajer tidak perlu lagi berpindah-pindah laporan untuk tahu siapa yang sedang bekerja dan siapa yang sedang idle — cukup satu dashboard untuk seluruh tim, dari kota mana pun mereka bekerja.

Dashboard Aktivitas Karyawan Timebase menampilkan ringkasan jam kerja seluruh tim dalam satu layar. Nama karyawan disamarkan.

Detail aktivitas per individu

Dari ringkasan tersebut, HR bisa membuka detail satu karyawan untuk melihat linimasa aktivitas sepanjang hari: kapan aktif, kapan idle, dan kapan masuk kategori distraction. Detail ini menjadi bukti objektif saat ada pertanyaan soal jam kerja, tanpa perlu menginterogasi karyawan secara langsung.

Halaman detail aktivitas menampilkan linimasa kerja dan daftar screenshot satu karyawan sepanjang hari. Nama karyawan disamarkan.

Screenshot berkala sebagai jejak kerja

Timebase mengambil screenshot layar kerja secara berkala sebagai jejak aktivitas yang bisa ditelusuri ulang. Fitur ini sengaja dirancang transparan: karyawan tahu dan menyetujui bahwa layarnya direkam, sehingga bukan pengawasan diam-diam, melainkan standar kerja yang disepakati bersama.

Daftar screenshot aktivitas per karyawan yang terekam otomatis sepanjang jam kerja. Nama dan email karyawan disamarkan.

Pemetaan pemakaian aplikasi

Selain aktivitas umum, Timebase juga merekam aplikasi apa saja yang diakses tiap karyawan dan berapa lama. Data ini membantu HR membedakan waktu kerja produktif dari waktu yang terpakai untuk hal di luar pekerjaan, tanpa harus menebak-nebak.

Laporan pemakaian aplikasi menampilkan durasi akses tiap karyawan terhadap aplikasi kerja. Nama karyawan disamarkan.

Keunggulan

• Dashboard terpusat multi-kota. Seluruh tim lintas kota terpantau dari satu layar, tanpa perlu kunjungan fisik ke lokasi kerja masing-masing.
• Log waktu kerja teraudit. Setiap jam kerja tercatat dan dapat ditelusuri kembali, menjadi bukti objektif saat terjadi sengketa lembur.
• Bukan sekadar absensi GPS. Timebase berfokus pada aktivitas kerja berkelanjutan sepanjang hari, bukan hanya titik clock-in dan clock-out seperti absensi konvensional.
• Laporan siap pakai untuk direksi. Ringkasan kinerja tersedia otomatis, sehingga HR tidak perlu menyusun ulang data dari catatan manual setiap minggu.
• Transparan dan berbasis consent. Screenshot berkala disertai pemberitahuan tertulis ke karyawan, menjaga kenyamanan tim karena semuanya dilakukan secara terbuka.

Hasil

Sejak Timebase dipakai di internal Venturo, tim HR merasakan perubahan nyata dalam cara memantau tim WFA:

Timebase sangat membantu untuk saya memantau produktivitas karyawan saya.

Sejak pakai Timebase, laporan aktivitas karyawan WFA jadi lebih transparan dan gampang diaudit, proses monitoring tim jadi jauh lebih efisien.

Fitur screenshot berkala dan consent tertulisnya bikin tim kami nyaman, karena semua transparan, bukan diam-diam diawasi.

Laporan yang sebelumnya disusun manual setiap minggu kini tersedia otomatis di dashboard, dan setiap klaim lembur atau pertanyaan soal jam kerja bisa langsung dirujuk ke data linimasa aktivitas yang tercatat.

Timebase dibangun dari masalah nyata yang dialami Venturo sendiri sebagai perusahaan dengan tim WFA lintas kota — dan kini tersedia sebagai produk yang bisa dipakai perusahaan lain dengan tantangan monitoring tim jarak jauh yang serupa. Bila tim Anda menghadapi kesulitan memantau kinerja karyawan WFH/WFA, pelajari lebih lanjut tentang Timebase atau diskusikan kebutuhan Dedicated Team Anda bersama Venturo.